Wirtualne Biuro: czy nadszedł czas, aby na dobre pożegnać się z biurem stacjonarnym?
Dla wielu z nas dwa największe wydatki biznesowe to daleko i najem: (1) nasi ludzie i (2) nasz czynsz.
Byłoby miło wyeliminować jedną z dwóch, prawda?
Nie, nie jestem tutaj, aby rozmawiać o przejęciu robota (przynajmniej jeszcze nie teraz); Jestem tutaj, aby porozmawiać o tej koncepcji „wirtualnych biur”, inaczej określanej jako „nie posiadanie fizycznej powierzchni biurowej i zamiast tego pracuję w domu lub w innym miejscu”.
Poza oczywistymi korzyściami finansowymi wynikającymi z braku konieczności płacenia czynszu co miesiąc, istnieją również argumenty, że pozwolenie zespołowi na pracę w domu zdziała cuda dla ogólnej jakości życia, a tym samym dla ich morale i produktywności.
Czy doszliśmy do punktu, w którym przeniesienie się do wirtualnego biura jest czymś, co przeciętny właściciel firmy może poważnie rozważyć? Może.
Technologia jako główny nośnik
Tutaj zawsze ciężar spoczywał na technologii. Czy jesteśmy w stanie pracować bez połączenia z siecią fizyczną? Czy możemy wykonywać wszystkie nasze obowiązki w zaciszu własnego domu? Czy możemy to wszystko zrobić, zachowując niezbędny poziom interakcji międzyludzkich – i bez wielkich kosztów?
Przykro nam, jeśli chodzi o producentów – prawdopodobnie nie będziesz w stanie wysłać swojego zespołu produkcyjnego do domu.
Ale dla tych z nas w branży usług jest nowa wolność; dzięki rozwojowi wirtualnych biur i asystentów, rozwiązań opartych na chmurze, nasi pracownicy mogą absolutnie pracować z dowolnego miejsca z przyzwoitym połączeniem internetowym (co, dzięki poprawie prędkości Internetu w mieszkaniach, oznacza większość naszych domów). Ta technologia ma ugruntowaną pozycję, jest przystępna cenowo i z upływem czasu staje się coraz bardziej wyrafinowana .
Połącz tę podstawową platformę z systemami telefonicznymi VoIP (w chmurze) i odpowiednim zestawem narzędzi do współpracy dla swojego zespołu, a uzyskasz zadatki na całkowicie mobilną, efektywną siłę roboczą.
Wyzwania, które pozostają
Chociaż technologia może wypełnić wiele luk, nie może zrobić wszystkiego.
Przeprowadzka do wirtualnego biura nadal oznacza, że cały zespół zostaje wykorzeniony i rozproszony. Nawet jeśli Twoi ludzie są „połączeni” z technicznego punktu widzenia, z pewnością wyeliminujesz regularne interakcje społeczne, które mają miejsce w Twoim biurze. Jeśli nie jesteś ostrożny, może to bardzo łatwo spowodować, że pracownicy poczują się odizolowani i którzy nie mogą sobie wyobrazić, jak pasują do ogólnej struktury organizacji (tj. Pracownicy, którzy prawdopodobnie odejdą).
Czeka cię także zupełnie inna dynamika zarządzania. Będziesz koordynować, coaching i budować zespół z daleka, co wymaga zręczności, która może nie być naturalna dla wszystkich. Będzie to wymagało co najmniej zmiany paradygmatu ze strony twojego zespołu przywódczego.
Do tego dochodzi bardziej abstrakcyjny brak tych spontanicznych, genialnych pomysłów, które organicznie wypływają ze spotkania lub swobodnej rozmowy między współpracownikami. Bardzo, bardzo trudno jest odtworzyć tę bardzo ufną, bardzo płynną atmosferę w znanym medium, jakim jest telekonferencja.
Nasza rekomendacja
Jeśli poważnie myślisz o przejściu do biura wirtualnego, upewnij się, że w procesie decyzyjnym przywiązujesz wagę do kultury swojej firmy.
Które elementy swojej kultury musisz być w stanie zasymulować za pomocą rozwiązań technologicznych? Które byłoby fajnie mieć? Co byłoby w porządku, spadając na pobocze?
Kiedy już to zorientujesz, znajdź technologie, które pozwolą Ci zachować ważne dla Ciebie elementy. Na przykład moja firma skorzystała z pakietu wideokonferencyjnego, aby co tydzień organizować telefoniczne rozmowy po godzinach, aby podsumować kluczowe wydarzenia i wrzucić do tego trochę staromodnej głupoty.
I pamiętaj, że przeprowadzka nie musi być scenariuszem typu wszystko albo nic; Może się okazać, że zatrudnienie niektórych pracowników zdalnych i mniejszej grupy pracującej z (mniejszego) biura jest właściwą równowagą dla Twojej firmy.
Podsumowując, bądź bardzo celowy, dokonując tego rodzaju zmiany na dużą skalę w sposobie życia i oddychania Twojej firmy; jakkolwiek atrakcyjne może być wyeliminowanie kosztów wynajmu, czysto „techniczna” zmiana może w dłuższej perspektywie kosztować cię znacznie, dużo więcej.
